2. MS Access – Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ
Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System – RDBMS) nằm trong bộ Microsoft Office.
Khác với Excel vốn mạnh về tính toán và bảng tính đơn lẻ, Access giúp bạn quản lý hàng ngàn dữ liệu có mối liên hệ phức tạp với nhau một cách khoa học và bảo mật.
Ví dụ: Trong Excel, bạn lưu tên khách hàng và đơn hàng trên cùng một hàng. Trong Access, bạn tách thành bảng “Khách hàng” và bảng “Đơn hàng”, sau đó nối chúng lại với nhau.
2. Các thành phần chính của Access (The Big Four)
| Đối tượng | Chức năng chính |
|---|---|
| Table (Bảng) | Nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu thô. Dữ liệu được tổ chức thành các Cột (Fields) và Hàng (Records). |
| Query (Truy vấn) | Công cụ để lọc, tìm kiếm và tính toán dựa trên dữ liệu từ các bảng. |
| Form (Biểu mẫu) | Giao diện để người dùng nhập liệu hoặc xem dữ liệu một cách đẹp mắt, dễ dàng hơn. |
| Report (Báo cáo) | Định dạng dữ liệu để in ấn hoặc xuất ra file PDF nhằm mục đích thống kê, tổng kết. |
3. Khái niệm “Quan hệ” (Relationship)
Đây chính là “linh hồn” của MS Access. Dữ liệu không nằm rời rạc mà được liên kết thông qua:
Primary Key (Khóa chính): Một trường duy nhất để định danh mỗi bản ghi (ví dụ: Mã sinh viên, Mã sản phẩm). Không được trùng lặp và không được để trống.
Foreign Key (Khóa ngoại): Một trường ở bảng này nhưng trỏ đến Khóa chính của bảng khác để tạo liên kết.
