Hướng dẫn tự động cập nhật danh sách workshop và gửi email xác nhận qua Google Form

Trong quá trình tổ chức sự kiện hoặc workshop, việc quản lý số lượng đăng ký thủ công thường tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót khi lượng người tham gia vượt quá chỉ tiêu.

Bài viết này hướng dẫn giải pháp kết hợp giữa Google Form, Google Sheets và Google Apps Script nhằm tự động hóa toàn bộ quy trình: tự động gửi email phản hồi cho người đăng ký và cập nhật lại trạng thái danh sách workshop trên form.

1. Cơ chế hoạt động của hệ thống

Hệ thống vận hành dựa trên một luồng xử lý tự động ngay khi có người gửi phản hồi qua biểu mẫu:

Tự động gửi email xác nhận

Ngay khi dữ liệu được ghi nhận, hệ thống gửi một email tự động đến địa chỉ của người tham gia để xác nhận thông tin đăng ký thành công.

Đồng bộ danh sách thời gian thực

Dựa trên bảng dữ liệu kiểm soát số lượng còn trống (được tính toán sẵn trên Google Sheets), hệ thống tự động lọc và cập nhật lại các tùy chọn trên câu hỏi dạng danh sách thả xuống (Dropdown) của Google Form.